Görev Takip Sistemi Eğitimi

Görev takip sistemi işletme çalışanlarının departmanlara veya sistemin çalışanlara kayıtlar açtığı ve görevlerin takiplerinin gerçekleştirildiği platformdur. Sistem yöneticilere departmanlarını ve çalışanların görev önceliklendirmelerini sağlama konusunda katkı sağlar. Çalışanlar görevleri sırasıyla gerçekleştirirken görevleri atlamaz veya unutmazlar. Genel yöneticiler ise birden fazla departmanı izleyebilir ve raporlar elde edebilir. Sistemin oluşturduğu görevler ise minimum veya güvenli stok altına inen malzemelerle ilgili görevler, PDM modülü onay süreçleri gibi pek çok sürece ait görevler olabilir. Görev takip sistemi departman kayıtları ile çalışmaktadır. Bir kullanıcı görev takip sistemini kullanmak isterse bir departmana kayıt olmak zorundadır. Görev takip sistemi "Çalışma Alanı" adı verilen yapılar ile görüntülenir. Her kullanıcı sadece bir departmana kaydolabilir ve bir departmana kaydolduğunda bu departmana düşen görevler ana sorumluluğu olmuş olur. Departman yöneticisi kullanıcıya departman havuzuna düşen kayıtları atayabilir. Kullanıcı departmanının çalışma alanı dışında çalışma alanları da açabilir ve buralarda da çalışabilir. Ancak bu özel alanlar sistemsel kayıtların atılması için kör noktada kalır. Sistem her zaman departman çalışma alanlarını kullanır. Çalışma alanının içinde "Pano" adını verdiğimiz önemli bir yapı mevcuttur. Panoları görevleri daha iyi takip etmek için kullandığımız ayraçlar gibi düşünebilirsiniz. Daha dünyamıza yakın bir örnek üzerinden anlatmak istersek; Çalışma alanı departmanınıza ait bir ofisken, Panolar ofisin içindeki tahtalar gibidir. Tahtalara yazılan görevlerde "Görev Kartlarıdır." Çalışma Alanlarında her zaman bulunan iki adet zorunlu alan vardır. Bunlar "Atanmamış ve Kapatılmış" panolarıdır. Bu panolar sistemin otomatik görev tayin edebilmesi ve atanan görevlerin kapatılabilmesi için zorunlu alanlardır. Bu alanlara ek olarak farklı senaryolar için farklı türden Panolar oluşturabilirsiniz. Eğer panoların hepsini aynı anda kullanmıyorsanız panoları zaman zaman gizleyebilirsiniz.

Şimdi gelin Görev Takip Sistemine giriş yapalım. Görev Takip Sistemine erişmek için tek yapmamız gereken anasayfaya ulaşmak. Bunu yapmak için IQ logosuna tıklayabilir, Anasayfa akordeon'unu genişletebilir ve akordeon genişletildiğinde Görev Takip Sistemini görebilirsiniz. Görev Takip Sistemine tıklayalım ve arayüze ulaşalım. Öncelikle arayüzün farklı görünüm yöntemlerinin mevcut olması nedeniyle sürecinize uygun bir görüntüleme yöntemi seçmelisiniz. İlk görünüm yöntemi "Kan Ban Görünümü" yani varsayılan görüntüleme yöntemidir. Bu genellikle departman yöneticilerinin görev atamalarını kolayca yapabileceği ve personellerin görevlerini kolayca takip edebileceği için takip amaçlı kullanılan görüntüleme yöntemidir. Bir sonraki görüntüleme yöntemi "Liste Görünümü"dür. Liste görünümü bize gelen kayıtları değil bizim açtığımız kayıtları görüntülemek veya filtrelerle spesifik bir kaydı aramak için kullanabileceğimiz yöntemdir. Aynı zamanda açtığımız kayıtlar biz onay vermeden kapanmazlar. Bu kayıtların tamamen kapatılması için kaydı açan kişinin onayı gerekmektedir. Bu görünüm sizin kayıtlarınızı bulmak ve tamamlanan kayıtları görüntüleyip onay vermek veya süreci tekrar ilgili departmana göndermek için en doğru görüntüleme yöntemidir. Son görüntüleme yöntemi ise "Takvim Görünümü"dür. Bu yöntem özellikle kendimize veya farklı departmanlara hatırlatma kayıtları açmak için kullanılır. Aynı zamanda görevler takvim üzerinde kronolojik olarak görüntülenir ve önem derecelerine göre renklendirilir. Bu da görev sıralamasını gözlemlemek için oldukça kullanışlıdır. Biz şimdilik varsayılan görünüm yöntemi olan "Kan Ban Görünümü" ile devam edelim.

Ekranımızın üst bölümünde çalışma alanı kısmında içinde bulunduğumuz çalışma alanını görebilirsiniz. Bu çalışma alanı departman kaydımıza göre otomatik oluşturulmuştur. Dilerseniz çalışma alanı seçeneklerinin hemen yanında bulunan "Çalışma Alanı Ekle" butonunu kullanarak yeni alanlar oluşturabilirsiniz veya "Çalışma Alanı Kaldır" butonunu kullanarak mevcut çalışma alanlarını silebilirsiniz. Üst bölümün sağ tarafında ise sırasıyla; "Pano Oluştur" butonu ile yeni panolar oluşturabilir, "Görev Oluştur" butonu ile görevler oluşturabilir, "Zincir Görev Oluştur" butonu ile zincir görevler oluşturabilir, "Operasyonları Yönet" butonu ile departmanlarınız için görev oluşturma esnasında seçilebilecek "Operasyonları" yönetebilir, "Pano Filtresi" butonu ile kullanılmayan panoları gizleyebilir, Panoların solunda bulunan "Sürükleme Butonları" ile panoları sürükleyebilir, Panoların sağında bulunan "Düzenleme Menüsü" ile panoyu düzenleyebilir veya silebilir, Panoların içlerinde bulunan "Kart Ekle" butonu ile direkt pano içerisinde kart oluşturabilirsiniz.

Şimdi beraber işlemler yapalım.

"Çalışma Alanı Oluştur" butonuna tıklayalım. Çalışma alanı isimlendirmesini ve açıklamasını yaparak "Oluştur" butonuna tıklayarak alanımızı oluşturalım. Ekranımız yüklendiğinde "Çalışma Alanları" listesinde yeni eklediğimiz alanı görelim. "Pano Oluştur" butonuna tıklayarak gelen ekranda "Pano İsmi", "Pano Açıklama" alanlarını dolduralım ve "Oluştur" butonuna tıklayarak panomuzu görüntüleyelim. "Görev Oluştur" butonuna tıklayalım. Karşımıza gelen ekranda; "Başlık" alanı, "Açıklama" alanı, "Durum" alanı, "Öncelik" alanı, "Atanacak Departman" alanı, "Termin Tarihi" alanı bulunur. Bu alanları sırasıyla doldurun ve görev ataması gerçekleştirin. Bir görev ataması yaptığınızda "Kan Ban Görünümü" aktifken atamış olduğunuz görevi göremezsiniz. Bunu görüntülemek isterseniz "Liste Görünümüne" geçmeniz gerekir. Aynı zamanda görevin detaylarını ve çalışma hakkındaki yorumları görmek için veya görev tamamlandığında görevin tamamlanmasına onay vererek sonlanması içinde "Liste Görünümüne" geçmelisiniz. Görevler önce departmanların havuzuna düşer. Departman içindeki yöneticiler, kullanıcılara görev atayabilir veya kullanıcılar departmana düşen görevleri kendi üzerlerine alabilirler. Her kullanıcı aynı anda sadece bir göreve başlayabilir. Eğer bir görev hali hazırda başlamışken farklı bir göreve başlamak isterseniz öncelikle diğer görevi duraklatmalısınız. Bir göreve başlamak, yorum yapmak, duraklatmak, üye eklemek, görevi reddetmek, detaylarını incelemek veya farklı bir kullanıcıya yada departmana transfer etmek için görevin detaylarına erişmeniz gerekir. Bunu yapmak için bir görevin başlığına tıklamanız yeterlidir. Görev başlığı sizi "Kan Ban Görünümünde" görev detayına götürecektir. Görev detayı penceresi açıldığında belirtilen işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Şimdi "Zincir Görev Oluştur" butonuna tıklayalım. "Zincir Görevler" birbiri ardına dizilen görevlerdir. Bir görev akışı belirlenir ve bu akışta sırası gelen görev aktif olarak tamamlanmayı bekler. Bu görevler bir konuda birden fazla aksiyon alınması gerektiğinde kullanılabilir. Örneğin bir numune üretilmesi ve müşteriye gönderilmesi gerektiğinde önce tasarım departmanı numune için gerekli dökümantasyonun hazırlanması sürecini yönetiyor, üretim departmanı numuneyi üretiyor, sevkiyat birimi ise numuneyi müşteriye ulaştırıyor olsun. Bu durumda bir "Zincir Görev" ile tüm süreci yönetebilirsiniz. Hadi bir tane yapalım;

"Başlık" ve "Açıklama" alanları "Zincir Görevin" kendi alanlarıdır. Bu alanlar için operasyonun kendisine uygun bir isimlendirme yapabilirsiniz. Hemen altında "Zincir Kartlar" alanında her bir "adımın" bir "Görev Kartına" karşılık geldiğini görebilirsiniz. Sırasıyla adımlarınızı ekleyin ve görevleri detaylandırın. "Oluştur" butonuna tıklayarak "Zincir Görevi" oluşturun. Zincir görevinizi takip etmek için "Liste Görünümüne" geçin ve görevin detayına girin. Görev detayında diğer görev tiplerinde görülmeyen bir alan daha belirecek. Bu alan "Zincir Bilgileri" alanı. Bu kısımda ilerleme barı üzerinde yüzde cinsinden "Zincir Görevin" tamamlanma durumunu görebilirsiniz. "Zincir Görevin" içindeki hangi "Görevlerin" tamamlandığını, hangisinin sırada olduğunu ve kaç görev olduğunu görebilirsiniz.

Şimdi sırada "Görev Operasyonlarımız" var. "Görev Operasyonları" bir departmana görev açılacağı zaman operasyon listesinden bir operasyon seçilebilmesini sağlar. Bu seçim departman içinde yönlendirmeleri daha doğru yapabilmek için fayda sağlar.

Görev operasyonları için "Operasyonları Yönet" butonuna tıklayalım. Bu butonu göremiyorsanız endişe etmeyin. Buton sadece sistem yöneticileri tarafından görülebilir. Eğer sistem yöneticisi siz değilseniz kendisiyle iletişime geçmelisiniz. Butona tıkladığımızda karşımıza gelen pencerede departmanınızı seçmeniz gerekiyor. Departman seçimi gerçekleştiğinde "Operasyon Adı" ve "Açıklama" alanları dolduracağımız pencere karşımıza geliyor. Bu alanları doldurduğumuzda bundan sonra ilgili departmana görev ataması yapılmak istendiğinde operasyon listesinde belirecek.

Artık siz de tek ekrandan tüm süreçlerinizi yönetebilirsiniz.